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如何避開演說PPT的7個誤區

2017-09-22 16:51 責任編輯:hcx
導讀 / 現在很多設計PPT的朋友都向我抱怨,做PPT太他媽累人了,簡直是在浪費我們的生命嘛,當然如果生活中只是接觸一兩個這樣的抱怨還好,但糟糕的是,這幾天連接被網友像垃圾桶一樣丟垃圾。如果覺得有必要寫一寫為什么你制

  現在很多設計PPT的朋友都向我抱怨,做PPT太他媽累人了,簡直是在浪費我們的生命嘛,當然如果生活中只是接觸一兩個這樣的抱怨還好,但糟糕的是,這幾天連接被網友像垃圾桶一樣丟垃圾。如果覺得有必要寫一寫為什么你制作PPT會這么累,也就是今天要談的,如何避開演說PPT的7個誤區。

  開篇前先來說說兩個問題。

  PPT是最浪費生命的東西嗎?

  對于很多職場人士來說,制作PPT是最耗時費力的工作。在咨詢行業、軟件行業,以及那些我們通常成為“乙方”的行業,人們要頻繁使用PPT來向客戶介紹他們的產品和服務。在公司的市場部、銷售部、培訓部,PPT也是每天要一定要面對的東西。制作PPT占用了他們大量精力,加班、開夜車。PPT對他們來說簡直成了枯燥乏味的代名詞,甚至是迅速浪費生命的手段。

  為什么有技巧卻沒效率?

  在面對以上這些行業和專業的PPT教學中,我愿意把“提升效率”作為首要問題來對待,其重要性要高于美觀,僅次于信息傳達的質量。在分析了職場中PPT的完成效率之后,我發現:PPT制作效率低下的人群中,往往不是最缺乏PPT技巧的那部分人。恰恰相反,那些自認懂得不少PPT方法和技巧的人效率卻很低!

  為什么會這樣呢?

  很大的原因就是他們的PPT技巧很多,多得有些雜亂。這些技巧可能來自于一些書本經驗,或者干脆來自于一些不可靠的PPT高手的指南。網上流傳的各類PPT教程,初學者是不容易鑒別的,有用的沒有用的,好的壞的都跟著學了。而有些經驗都憑個別的感覺而產生,缺乏嚴謹的依據,多數呈現出的“似是而非”的面貌,但因為它對初學者具有誘惑力而被廣泛傳播。那么,如果深究起來這些技巧很難站得住腳。正是這些“好像有用”和“好像很對”的技巧,讓人們消耗了大量的時間和精力。

  那些“似是而非”的經驗和技巧導致PPT誤區!

  下面就來看看,為什么一些PPT的經驗之談,“好像有用”和“好像很對”的技巧,其實只是“似是而非”的誤區:

  誤區1: 面子工程 ── 過度設計PPT封面

  如果你用很多心思和精力,只求把PPT的第一頁設計得非常好看,這是一個誤區。

  一個用于演講的PPT,封面的設計水平和內頁保持一致即可。因為第一頁PPT(封面)停留在聽眾視線里的時間不會很久,哪個演講者都不可能對著封面就大講特講。演講者需要盡快進入演說的開場白部分、然后是演講的實質內容部分。PPT封面僅僅是告知聽眾你的某個演講開始了,題目是什么。所以封面不是PPT要呈現的重點。

  如果在封面上濃墨重彩,也許一定程度上能達到一鳴驚人的效果??墒沁@種做法并不聰明。精彩封面翻過去之后的后續PPT頁面呈現平庸之態,會讓人很失望。這種金玉其外的PPT,我們上網隨時可以找到一大把。

  相比之下,寧愿在略顯低調的封面之下,暗藏精彩的內頁,在演講過程中不斷提升聽眾的滿意度;也不要快閃過一個虛張聲勢的封面之后,露出平凡的內頁,讓聽眾的希望落空。

  對于非演講類PPT,即那些我們相互傳送和分享并僅在電腦屏幕上閱讀的PPT,情況又是如何呢?

  同樣也不需要為封面那么操心。

  封面過度設計的趨勢,是非演講類PPT帶來的壞風氣。這種風氣,起源于印刷品讀物,比如,書籍的裝幀和封面設計是很重要的。不過,我們不應該把書籍設計的做法都照搬的PPT上。載體的性質不同,應用的場合不同。

  正是因為書籍的封面設計很重要,那些偽書和平庸粗糙之作就有了投機取巧的機會。它們在封面上下了特別的功夫,用一個華麗的外表去包裝了一個平庸的內在。這樣短時間內會拉動銷量,書店柜臺前那些匆忙的讀者,在來不及細看的情形之下,會被封面的設計吸引,又被腰封上的贊美和推薦誘惑,于是就買了。但是回家看了之后當然就知道自己買錯了書,這是很多愛書之人都犯過的毛病。

  所以說,不論你是一位認真寫書的作者,還是一位對讀者負責的PPT作者,都應該遠離這種騙招。

  僥幸使用這種騙招對PPT來說沒什么用。因為翻完一個PPT只需要幾分鐘的時間,里面的內容是否充實、是否有用不會那么難以判斷,至少比判斷一本書容易得多。一個封面花枝招展的PPT并不會贏得什么喝彩。最多放在網上展示,騙取一些點擊量和下載量。所以,對于PPT來說,絕對不存在“一俊遮百丑”的規律。

  給大家的建議是:PPT的每一頁都應該得到重視,甚至有些內頁,那些關鍵要點的頁面,比封面更為重要。

  (筆者深知:設計一個好看的PPT封面,仍然是每一位PPT作者的心理需要,那么適可而止就可以了。不要占用過多的精力,要保證封面和內頁的一致性。)

  誤區2: 品牌工程 ── 把logo放到每一頁

  沒有任何證據表明,在每頁PPT都放上公司的logo,會讓觀眾或讀者對此品牌更加喜歡或者更加記憶深刻,沒有這樣的結論,這是個一廂情愿的想法。由于這種做法由來已久,所以幾乎變成了一種默認的做法。很少有人去追究:這樣做有用嗎?

  據觀察,那些注重公共形象的大公司,其CEO和高管的主題演講PPT,已經很少有人再于頁腳放置公司logo了。越來越多的高品質PPT,僅在干凈純粹的背景上放上關鍵的內容,其他干擾視覺的小東西都被清除掉了。如果我們從聽眾的角度來看,更不需要這些logo。聽眾們當然很清楚臺上講話的人是來自哪家公司,主持人介紹過,會議清單里也列出了,會場邊的展架上也印出來了,那你還需要每頁PPT都打出來么?

  不過,公司或者組織的視覺形象仍然是重要信息,值得傳播。那么,你應該在PPT開始部分和結束部分以專門的頁面大大方方地呈現出來,在上場和退場致謝的掌聲中,投影出這個頁面。并且,這個頁面上你的logo不再小小的躲在角落里,而是頁面的中心,是唯一的內容,這樣的做法更為充分,足夠好。我們看到在蘋果的產品發布會上,喬布斯就是這么做的。

  誤區3: 版權工程 ── 為PPT打上底紋水印

  PPT作者出于對自己原創內容強烈的保護心理,在通篇的PPT上打上底紋水印。這種完全漠視視覺傳播效果而強調保護版權的做法沒有什么用,簡直傻的有點可愛。

  PPT已經投影出去了,或者email給對方了,你怎么還奢望別人無法抄襲你的東西呢?打上水印只不過為抄襲者制造一點點手工上的麻煩而已。而對那些想“借鑒”你的成果的聰明人,瞄上一眼就夠了,怎么還會為去掉你的水印而發愁呢?

  正確的做法是在PPT最后一頁,以正確格式做版權聲明。同時你也要知道,即使這樣也是“防君子不防小人”。

  誤區4: 進度管理 ── 為PPT加上頁碼

  頁碼來自書籍和出版物,它一方面提醒讀者閱讀的進度、當下的位置,同時也便于翻閱查找。如果在PPT里使用頁碼,只是在提醒讀者:本PPT歡迎被打印并裝訂!除此之外沒有什么作用。如果是一個演講PPT,頁碼也無法表明演講的進度,因為演講者在每一頁上花費的時間是不盡相同的,即使還剩2頁PPT,演講者要講多長時間誰又能說得準呢?

  去掉頁碼,讓你的PPT更簡潔一些。

  誤區5: 裝飾工程 ── 為顯專業而堅決避開“項目符號”(Bullet Points)

  所有關于PPT的書籍和著作都會反對濫用“項目符號”,有一本算一本。Cliff Atkinson把這種想法大張旗鼓地做了自己的書名:“Beyond Bullet Points”(簡體中文版:《PPT演繹──故事化設計》)。

  于是,在職場實際應用中,有人堅決避開“項目符號”,并視之為猛虎野獸,很怕自己使用了“項目符號”而被認為不夠專業。當無法不使用項目符號的時候,就把它喬妝打扮一番。比如:有4個或6個要點短句,明明可以是一口氣列下來,卻硬要做成兩列,然后用一些些小線條把文字框起來,再用圓圈把前面的數字圈起來,再或者,前面用小圖標替換掉小原點。他們以為這樣就避免了“項目符號”,就成了一個“更專業”的PPT!(其實這一類的做法是把“裝飾”當成了“設計”,是“最常見”而又是“最沒用”的PPT技能)。

  這么做大可不必,還不如直接使用“項目符號”把要點列出來,只要不是通篇都這樣就可以了。那些美工上的小花招全都是“時間殺手”,它對“項目符號”喬妝打扮的意義不大,又特別浪費時間。

  也有人仍舊在使用“項目符號”,即使他知道書里都在說“項目符號”多么枯燥乏味,但是并沒有為此感到有什么不妥,堅持使用。以我看,只要不是通篇的“項目符號”,這種做法非常值得推薦。

  把要點以文字的方式列出來,這是一個最為基本和自然的舉動,它本身沒有任何不合理的成份。它讓人感到平庸和乏味的原因是:一、列出來的條目太多了;二、每頁都是這樣的做法。其實這兩種做法本質上是PPT要點太多太擁擠,從而導致缺乏了要點,這需要作者簡化一下內容。

  在某些情況下,“項目符號”是必須的。我在幫助軟件工程師和技術工程師改進他們的PPT的時候,發現他們的PPT一定要使用“項目符號”:在列出一個產品的參數的時候,在列出一個技術的特征的時候,最自然而直接的方式是用“項目符號”。不僅作者喜歡“項目符號”,他的讀者或者聽眾,也很喜歡看“項目符號”!這個結果可能會讓“PPT專家”們失望了。

  如果有機會觀察一個程序員,你會發現,他們可以對著成百上千行的代碼,自由自在地閱讀,能不停地在屏幕里上下翻動多頁而不迷失。一會兒找到一段代碼,編輯一下,一會兒又咔咔地寫一段。那些代碼行,簡直就是無數的“項目符號”!對這樣的人來說,PPT里的“項目符號”超過10條也不會有什么閱讀障礙。如果你這個“PPT高手”要把它們“改造并包裝”一番,那簡直就是在和這些人鬧別扭。

  Slideshare網站上有很多帶“項目符號”的PPT,并且都非常受歡迎。

  誤區6: 把PPT做成多媒體點播 ── 為PPT加入熱鏈接和選擇菜單

  無論是卡拉OK房里的點播屏幕,還是光盤出版物的多媒體演示,都有一個精美的甚至是多重的選擇菜單,點進去之后仍會有相互鏈接和跳轉的按鈕。

  PPT絕對可以做成這個樣子,但是非常沒有必要。

  我們說PPT最本質的功能是輔助臺上演說。演說是線性的,是隨時間不斷向前推進的陳述和交流活動。即使往PPT里加了菜單和鏈接,聽眾也絕對不可能控制你的演講,那又何必呢?

  如果不是做軟件Demo,我向來不建議PPT演講人守著電腦,抱著鍵盤和鼠標,好像離不開母親懷抱的膽小孩子。你應該自信的走上前去和聽眾說話,用一個遙控器來翻動PPT畫面,保持和聽眾的目光交流。對于一個充滿鏈接跳轉和菜單的PPT,你就守著電腦走不開,就和演講的基本要求背道而馳了。

  誤區7:審美疲勞 ── 老是覺得自家的PPT應該有個新樣子

  我常常遇到這種情況,某個公司對自己的PPT外觀設計及模板感到不滿意,提出要設計更好的。其實那個模板蠻不錯,精心考量過各種用戶的角色在各種情況下的應用場景,外觀和功能都沒有什么問題,只不過是公司的老板或者高管覺得有些“審美疲勞”了,結果就再花精力設計一套新的PPT模板。但是再出來“新形象”可能一點也不比之前的高明,甚至還不如之前的。不過因為它讓人感覺“耳目一新”了,所以大家都很開心很滿意。

  這是一種誤區。對于一套PPT模板,感到乏味和審美疲勞的,通常是自己的員工和同事。他們每天對著它,產生這種想法不奇怪。但是,PPT的演示目的是給聽眾看的,聽眾是客戶,是和公司相關的公眾、媒體、商業伙伴等等。聽眾有“審美疲勞”嗎?

  我們應該從聽眾的角度考察自己的PPT。也許,你的多數客戶僅僅見識過你們一兩次PPT提案,還沒有給你們機會第三次展示自己,又怎么會對你的PPT感到審美疲勞呢?麥肯錫多年使用黑色模板,奧美使用紅色模板,難道他們的顧客被膩死了嗎?

  公司PPT也如公司視覺形象一樣,需要保持風格相對的穩定,品牌形象是一個較長時間的積累過程。既然是品牌形象,就不能老是求新求異,不需要頻頻變換花樣。

  以上觀點純屬一家之談,如有雷同,實屬巧合。同樣,我們這里暫不談美工設計部分,僅僅談大家最常見的方法上的問題。至于談談“PPT中‘似是而非’的設計誤區”,那是另一篇文章了,我們另文再說。

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